Planeación de la Demanda: ¿Quién es el dueño del pronóstico?

“El futuro tiene muchos nombres. Para los débiles es lo inalcanzable. Para los temerosos, lo desconocido. Para los valientes es la oportunidad.”

Victor Hugo (1802-1885) Novelista francés.

Todavía recuerdo cuando era chico (no hace mucho debo de decir) que  acompañaba a mi mama a surtir la despensa de la semana al auto servicio. En aquel entonces, nos gustaban tanto a mis hermanos como a mí unos yogurts de esos que son para “Crecer en grande”, por lo tanto mi mama siempre los incluía como parte de las compras que realizaba en el supermercado así como de otros productos que la verdad rara vez utilizaba yo (jabón para trastes, fibras, papel de baño, etc.)

En algunas de las ocasiones me llamaba la atención como mi mama ejecutaba ese arte adivinatorio y con tintes para mí en esos momentos esotéricos de cuantos yogurts  así como cuanto de los otros víveres era conveniente comprar.  Un día le pregunte, ¿cómo decides cuantos yogurts comprar, cuando vas al mandado?  Su respuesta fue simple pero muy completa:

“Mira mijito tomo varias cosas en cuenta, la primera es conocer cuáles son sus sabores favoritos, en su caso yo se que les gusta más el sabor fresa así que es del que mas compro, si hubiera un sabor nuevo que no conozco les preguntaría si les gustaría probarlos o, compraría poco para que no se quedará en la despensa. Lo segundo es saber si es época de escuela o de vacaciones, cuando están en la escuela normalmente van sus amigos a la casa  y también toman más yogurts. Cuando hace calor, la abuela se dio cuenta que se les antoja más que en el invierno, por eso siempre me dice que les compre mas.  Por otro lado, si llegará estar en promoción normalmente compro extra por que siempre se los acaban, pero tampoco puedo exagerar por qué se puede echar a perder. Y lo más importante, tengo que decirle a tu papa cuanto pienso gastar en el total del mandado para que no se asuste cuando llega el estado de cuenta de la tarjeta de crédito”

Al recordar esa respuesta y con la experiencia que trabajar en Supply Chain me ha dado, me doy cuenta que mi madre es una experta en planear su demanda o, como se dice ahora en las empresas,  hacer Demand Planning.

Demand Planning es un concepto que podemos definir como un arte adivinatorio con una fuerte dosis de ciencia y trabajo en equipo para planificar la demanda de nuestro cliente y así impulsarla ejecución integral de la demanda por la cadena de suministro y de la administración del negocio. Si queremos resumirlo, una parte del proceso se basa en utilizar una estadística sólida derivada de información histórica de las ventas de las empresa, la otra parte trata de agregarle una pisca de “inteligencia” a través de lograr consenso del proceso de información de la demanda. 

La vida en general es un ejemplo diario del costo de oportunidad, cada decisión que tomas significa dejar de tomar algunas otras,  un ejemplo de esto son las vacaciones familiares, si la familia decide ir a de viaje a Cancún En lugar del habitual Guanajuato, es probable que tengan que esperar un tiempo para acudir a Cancún y dejar pasar la oportunidad de realizar un viaje más prolongado a Guanajuato por ejemplo, lo anterior derivado de factores como el presupuesto familiar, los días de vacaciones etc. Es por eso que siempre es importante evaluar los beneficios de cada decisión que se toma.  

Todo lo anterior es el resultado de buscar beneficios entre los que buscarías obtener son los siguientes:

• Un mejor nivel de servicio, una buena planificación permite una más rápida y eficiente respuesta a la demanda real.
• Optimización de los niveles de inventario en base a la reducción delos stocks de seguridad y mermasen todos los niveles dela cadena de distribución.
• Planificación de las compras a tus proveedores y mayor comunicación con ellos, esto permite que en los momentos de mayor demanda sean menos la probabilidades de que te fallen en sus entregas o al menos contar con información para la toma oportuna de las decisiones.
• Una mejor utilización de su infraestructura y tus recursos que usarás para habilitar la estrategia comercial
• Mejor ejecución y surtido  de tus promociones y rebajas con beneficios en términos de aumento en ventas, la reducción de la pérdida de ventas y sobre inventario en el punto de venta.

Sin embargo para que estos beneficios se vuelvan realidad es básico que la generación de esta planeación que afecta el todo de la compañía, se haga de manera colaborativa. Según la RAE  (Real Academia Española) el termino colaboración significa, “trabajar con otra u otras personas en la realización de una obra”, este concepto toma mucha relevancia de la planeación de la demanda. Generar un plan no importa en qué ámbito se refiera, se caracteriza por tener un componente alto de incertidumbre, por más que nos esforcemos seguramente tendrá sus desviaciones contra la realidad. Dado lo anterior es importante hacer participes a todas las áreas involucradas y afectadas de la compañía ya que no es lo mismo que tú seas responsable de estas desviaciones (probablemente recibirás recriminaciones al respecto hacia tu persona)  a que “todos” seamos responsables del plan y por ende estemos dispuestos a trabajar para la mejora continua del mismo.

«El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos», es una frase que dijo el considerado por muchos el mejor basquetbolista de todos los tiempo, Michael Jordan. En planeación de la demanda, no se puede pretender generar un plan efectivo sin el apoyo de los demás jugadores de la empresa. Al igual que tú, cada persona, cada departamento tendrá algo que aportar, comercial seguramente te compartirá de su plan de promociones, marketing de las tendencias del mercado, operaciones sus fortalezas y/o restricciones etc., por lo tanto si quieres tener un plan robusto es imprescindible que trabajes en equipo con cada departamento de la compañía.

Así como la planeación de mi madre referente a cuántos yogurts comprar se basaba en mis hermanos y en mí cuando éramos pequeños, de igual manera la planeación de la demanda de tu empresa empieza con sus clientes.  A continuación te comparto lo pasos claves para que tú puedas empezar a pronosticar tu demanda:

1. Está atento a las necesidades de tus clientes constantemente, recuerda que ellos son tu razón de existir y continuamente están buscando satisfactores a sus necesidades.
2. Identifica adecuadamente las funciones y responsabilidades de tu organización referente a la demanda,  los departamentos que no deben de dejar de estar son:ventas, marketing, desarrollo de productos, gestión de categorías, producción y gestión del transporte, ten en cuenta que el que no es invitado a una “fiesta” puede desarrollar una animadversión contra ti y por ende hacer que el pronóstico se logre a medias o no de manera total.
3. Documenta datos históricos y con base a esto genera un modelo apropiado para pronosticar. Un pronóstico no es genérico para todos los productos de la compañía, se debe de contar con herramientas adecuadas para la generación adecuada del pronóstico que considere la mayoría de las variables involucradas así como considerar los comportamientos de las curvas de demanda de cada uno de ellos.Un punto medular de la generación del plan, que me gustaría comentarte es el cálculo del pronóstico. Aunque el futuro suele ser incierto en muchos casos, se ve fuertemente dictado por lo que has hecho en el pasado. Tus ventas históricas suelen ser la base para proyectar tus ventas en el periodo subsecuente. Hay diversos métodos para proyectar este tipo de datos, algunos contienen estacionalidad, otros únicamente tendencia, por lo tanto es importante que dado el conocimiento que tiene el equipo multidisciplinario de planeación de demanda, definan cual es el mejor método. Sin mucha profundidad te comparto los métodos más usuales para generar el pronóstico entre los que se encuentran promedios móviles, suavización exponencial, método Croston,  Box Jenkins y el modelo ARIMA. Te aseguro que si aplicas alguno de estos modelos, te resultará mejor que usar el “tanteometro”.

Dicen que el hombre es el único animal que se tropieza con la misma piedra, no dejes que esto te pase.

4. Identifica variables que pudieran afectar tu forecast estos pueden ser promociones, semana santa, mundiales, navidad alguna otra situación que te pudiera hacer vender más o inclusive menos. Éstas variables como se ha mencionado en el punto anterior, deben de ser alimentadas de manera fácil en el modelo de pronóstico.
5. Diseña los procesos de consenso y revisión de pronóstico considerando a todas las áreas que pudieran aportar algo, recuerda que si haces partícipe a las personas se sentirán orgullosos del éxito del pronostico o con el compromiso de ajustarlo si tuviera alguna área de oportunidad.
6. Ya con los procesos definidos, dicta las reglas para la reconciliación y el consenso del pronóstico, igual no olvides incluir a nadie, en el caso de mi mamá, ella es una mujer muy lista y administrada, siempre tiene mucha comunicación con mi papa en lo referente a las cuentas del hogar.
7. Define el proceso para identificar las limitaciones y feed-back, recuerda que el proceso de planeación de demanda es un proceso vivo y perfectible, siempre tienes que tener claro como identificar esa áreas de ajuste para mejorarlo.  La actualización constante y la mejora aplicada en cada ocasión posible harán que el pronóstico se mantenga apegado a la realidad del mercado.
8. Un plan de comunicación del pronóstico de la demanda (o plan de la demanda), a la organización y en sí a toda la cadena de suministro que permita tener de manera oportuna visibilidad sobre lo que puede pasar en el proceso, ayudará a preparar a la organización para contingencias que, en caso de no tener dicha visibilidad, causaría estragos fuerte en el resultado final.
9. Monitorea el proceso, tienes que tener claro cuáles son tus KPI´s y cómo vas a determinar si tu planeación fue exitosa o no. Sabemos que lo único cierto en la planeación de la demanda es que seguramente vamos a errar en el pronóstico, sin embargo el objetivo es siempre ir mejorando esas desviaciones.

Recordando  mi caso en el que mi madre tomaba muchas variables en cuenta como el clima y si estábamos de vacaciones o no para comprar en el supermercado, adicional a lo anterior es importante saber y tus compañeros del comité de planeación de demanda te pueden ayudar a identificar que otros factores pudieran generar una desviación en tu pronóstico contra la realidad de la compañía. 

Generalmente estas variables son definidas como externas, las más usuales desde éste punto de vista y dependiendo del giro de tu empresa son las siguientes: el clima, la economía global, el precio de insumos, la política del gobierno, cambios en la sociedad como la inseguridad, mundial de fútbol y/o juegos olímpicos entre otras.

Generar un proceso de compañía en el cual se planee la demanda es complejo, algunas personas se podrán convertir en detractores de este proceso sin embargo si compartes  los efectos de generar adecuadamente esta planeación tiene, se puede volver una ventaja competitiva para tu compañía y un argumento importante para el convencimiento de tus compañeros de trabajo.

Para terminar repasemos lo que la implementación / operación de un proceso para planear la demanda puede hacer por ti:

• Mejora la rentabilidad del negocio
• Mejora de la precisión de los pronósticos
• Prepara a la organización para hacer frente a los cambios de la demanda
• Optimiza el inventario en la cadena de suministro
• Se tiene mayorvisibilidad de la demanda a través de todo el negocio
• Hay mayor colaboración entre los equipos funcionales, esto es clave
• Se mejora el nivel de servicio a los clientes
• Hay un proceso de retroalimentación de todos los involucrados 

Recuerda que en este proceso debemos de participar todos para que este beneficio lo alcancemos todos.

Es así que, al buscar un dueño único para la generación del pronóstico, encontramos que al generar un proceso colaborativo internamente dentro de la empresa, logramos que cada uno sea dueño de una parte de éste proceso lo que implica compromiso y esfuerzo así como logros comunes… así que… ¿el dueño del pronóstico?… LA ORGANIZACIÓN.

Daniel Martínez Ruvalcaba, Sub director de Nuevos Negocios en Tsol en colaboración con Jorge Espinosa Valdez, Ingeniero Industrial y de Sistemas , Jefe de Desarrollo de Infraestructura de Cadena Fría, FEMSA Comercio